1. Administrator i zakres
Polityka dotyczy publicznej strony go-solutions.org, formularzy kontaktowych, chatu ładowanego na żądanie użytkownika, mapy ładowanej po kliknięciu i analityki Matomo uruchamianej po zgodzie. Po przyjęciu zlecenia mogą obowiązywać odrębne instrukcje dotyczące bezpiecznego onboardingu dokumentów i danych identyfikacyjnych.
2. Kategorie danych
- dane kontaktowe podane przez użytkownika, np. e-mail, telefon, imię;
- treść zapytania: kraj rezydencji, planowana działalność, liczba właścicieli, potrzeby dokumentowe i opis sytuacji;
- dane techniczne i bezpieczeństwa: adres IP, logi serwera, typ urządzenia/przeglądarki, identyfikatory sesji lub zabezpieczeń;
- dane z chatu — wyłącznie po świadomym uruchomieniu tej funkcji;
- dane analityczne Matomo — wyłącznie po zgodzie.
Publiczna strona nie wymaga przesyłania skanów paszportów, dokumentów tożsamości, numerów SSN/ITIN/PESEL ani pełnych danych kart.
3. Cele i podstawy
| Proces | Cel | Podstawa (jeżeli stosuje się RODO) |
|---|---|---|
| Wyświetlenie strony | Dostępność, bezpieczeństwo, logi techniczne | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes |
| Formularz i e-mail | Odpowiedź na zapytanie i działania przed zawarciem umowy | art. 6 ust. 1 lit. b i f |
| Chat | Obsługa rozmowy zainicjowanej przez użytkownika | art. 6 ust. 1 lit. b lub f |
| Matomo | Statystyka i poprawa działania strony | zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a |
4. Dostawcy i odbiorcy
W zależności od etapu dane mogą trafiać do dostawców technicznych i partnerów. Na dzień aktualizacji dotyczy to w szczególności:
- dostawców hostingu, domeny lub infrastruktury działających w modelu amerykańskim lub mieszanym, a nie wyłącznie w UE;
- FormSubmit — technicznej obsługi publicznego formularza;
- dostawcy chatu — dopiero po kliknięciu „Otwórz chat”;
- Matomo self-hosted — po wyrażeniu zgody analitycznej;
- dostawców poczty, reverse proxy, VPS lub zabezpieczeń używanych do utrzymania serwisu;
- po zawarciu umowy: Wyoming Registered Agent Services LLC, Wyoming Secretary of State, IRS, notariuszy, tłumaczy, kurierów i niezależnych specjalistów.
5. Transfery poza EOG
Administrator ma siedzibę w USA, a część danych może być przetwarzana poza EOG, w tym przez amerykańskich dostawców hostingu, domeny lub narzędzi komunikacyjnych. Jeżeli do przetwarzania stosuje się RODO, transfery są dobierane z użyciem odpowiedniego mechanizmu prawnego dla danego odbiorcy.
6. Przechowywanie danych
Dane z zapytań są przechowywane przez okres potrzebny do odpowiedzi, kwalifikacji sprawy, przygotowania oferty, a następnie przez okres uzasadniony obroną roszczeń lub wymaganiami dokumentacyjnymi. Dane analityczne są przechowywane zgodnie z aktywną konfiguracją Matomo albo do czasu wycofania zgody.
7. Prawa osób
Jeżeli RODO ma zastosowanie, użytkownik może żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, wnieść sprzeciw albo wycofać zgodę na analitykę. Użytkownik może również złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego.
8. Bezpieczeństwo
Go Solutions ogranicza zakres danych zbieranych na etapie publicznego kontaktu i rekomenduje, aby dane wrażliwe przekazywać dopiero po przyjęciu zlecenia w dedykowanym, bezpiecznym kanale.